Так ли необходимы служебные совещания?

Совещания должны иметь четкое место в процессе управления компанией. Избавиться от них нельзя, но и вести борьбу с ними бессмысленно. Лучше обеспечить высокий уровень проведения служебных совещаний, сделать их максимально результативными.

Очень часто руководители предприятий допускают различные ошибки при проведении совещаний. И тогда не только время тратится зря, но еще и сотрудники сильно нервничает, что негативно отражается на качестве их работы. Итак, какие же ошибки допускают руководители относительно такого инструмента управления компанией, как совещания?

Прежде всего, это касается процесса организации. Часто совещания происходят совершенно спонтанно, безо всякого плана, а повестка дня при этом определяется тут же – на месте. Кроме того, информация, которая звучит в процессе, совершенно не защищена от постороннего вмешательства. Ведь глушилки телефонов, например, на спонтанном совещании никто не использует.

Есть также и недостатки в самом проведении совещания: докладчики часто не подготовлены, рассылка раздаточных материалов запоздалая, сотрудники опаздывают или вовсе не являются, происходит отклонение от повестки дня, причем совершенно необоснованное. В конце могут не фиксироваться выводы, не приниматься решения. Очень часто после совещаний не происходит совершенно ничего – то есть все поговорили и тут же забыли. Естественно, если выполнение поручений не контролировать, то и ждать результатов не стоит.

Если учесть все эти проблемы и недостатки многих совещаний, которые проводятся в различных современных компаниях, можно сделать их максимально эффективными и результативными. В любом случае решение сложных проблем, вопросов координации работы, нахождение выходов из кризисных ситуаций – все эти темы никак не может разрешить один управленец.

Итак, какие же совещания смело можно назвать результативными? Они должны быть организованными в части тематики, целей, участников. Их проведение заранее спланировано. Средства акустической защиты информации подготовлены. Всегда должна быть задана повестка дня, она и будет определять тематику и цель, рассматриваемые вопросы. Каждое совещание в идеале имеет руководителя, а также секретаря, который формирует протокол. Должны быть и участники, то есть люди, ответственные за различные вопросы повестки дня. В протоколе по ходу совещания фиксируются все принятые решения, а также поручения. По завершении он согласовывается, утверждается, а потом направляется всем исполнителям и участникам. То, как именно и с какой скоростью будут выполняться поручения, нужно контролировать. Все материалы и протоколы совещаний необходимо накапливать в специальной базе данных, чтобы иметь возможность анализа истории, а также поиска различных прецедентов в решении того или иного вопроса.

Таким образом, если следовать некоторым рекомендациям, можно сделать рабочие совещания максимально эффективными.