Специфика офисного переезда крупных компаний

Многим крупным компаниям время от времени приходится перезжать. Причины тому могут быть разными – от приобретения нового офиса до повышения стоимости аренды. Однако в любом случае смена месторасположения становится для компании причиной многих хлопот.

И связаны они, в первую очередь, с трудностями перевозки бухгалтерии. Любой офисный переезд обязательно подразумевает доставку на новое место бухгалтерских документов, которых может насчитываться несколько сотен тысяч единиц. Все вместе они могут занимать несколько шкафов. При этом потеря даже нескольких документов может вылиться для организации в серьезные штрафы со стороны проверяющих органов.

Как перевозить бухгалтерию?

Так каким же образом обеспечить сохранность бухгалтерских документов? Необходимо позаботиться о том, чтобы они были упакованы в соответствии с датой выпуска. К примеру, в самый нижний ящик следует сложить документы за январь наступившего года; на него поставить ящик с документами за февраль и т.д. Ящики требуется соответствующим образом маркировать. Если компания заказала услуги грузчиков, то рабочих обязательно необходимо предупредить о том, что расставлять на новом месте ящики в произвольном порядке запрещается. Вместо этого они должны:

• четко следовать указанной первоначальной схеме расстановки;
• не путать ящики с документами разных лет;
• ставить ящики с самыми важными документами на самый верх.

Разбор мебели

Если в офисе компании много корпусной мебели (шкафов с антресолями, стеллажей и т.д.), наиболее громоздкие изделия необходимо разобрать. В противном случае придется заказывать очень большое количество грузовых машин. А это большие дополнительные расходы, поэтому весь офисный переезд может обойтись в очень крупную сумму. Чтобы сэкономить место в заказанных машинах, специалисты мувинговых компаний, занимающихся переездами, могут разобрать корпусную мебель перед ее погрузкой. Для этого у них есть весь необходимый инструмент и соответствующие навыки.

Участие персонала

Еще одна характерная особенность смены «места прописки» крупных фирм – активное взаимодействие сотрудников мувинговых компаний с персоналом самой организации. Если фирма небольшая, то ее руководитель может и самостоятельно объяснить, что куда ставить и куда относить. Но если в компании работает несколько сотен или тысяч человек, то руководитель просто не в состоянии обо всех позаботиться. Именно поэтому, заказывая услуги грузчиков, он предупреждает их, чтобы они активнее общались с работниками и спрашивали, что и куда ставить.

Разумеется, переезд крупной компании стоит недешево. Требуется оплатить фрахт грузовых автомобилей, работу многочисленных специалистов – начиная от тех же грузчиков и заканчивая упаковщиками. Но самостоятельное решение этой проблемы во многих случаях оказывается еще более затратным и хлопотным. Так что руководитель должен тщательно подумать перед тем, как отказаться от услуг мувинговых компаний.